§1. Postanowienia ogólne

1. Konferencja odbędzie się w dniach 18-19 maja 2017 r w Hotelu Grand w Kielcach, ul. H. Sienkiewicza 78.
2. Organizatorem Konferencji jest Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach, ul. Artwińskiego 3, 25-734 Kielce, a współorganizatorami: Wydział Lekarski i Nauk o Zdrowiu Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, Al. IX Wieków Kielc 19, 25-317 Kielce oraz Polskie Towarzystwo Koderów Medycznych, ul. Artwińskiego 3, 25-734 Kielce, które powołują komitet naukowy i organizacyjny Konferencji.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. W ramach Konferencji będą odbywały się sesje naukowe, naukowo-dydaktyczne, sesja plakatowa oraz ewentualne prezentacje sponsorów Konferencji.
5. Liczba osób mogących uczestniczyć w Konferencji jest ograniczona, w związku z czym Organizator zastrzega sobie możliwość niepotwierdzenia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji.
6. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: http://konferencja.wlinoz.ujk.edu.pl/

§2. Uczestnictwo w Konferencji

1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
   • zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego na stronie internetowej konferencji (http://konferencja.wlinoz.ujk.edu.pl) w terminie do dnia 8 maja 2017 r.
   • potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora.
   • uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora.
2. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.
3. W przypadku chęci wystąpienia konferencyjnego należy wskazać sesję oraz tytuł i draft wystąpienia (nawiązujące do tematyki sesji). Informacje te należy przesłać na adres mailowy: konferencja2017@onkol.kielce.pl. Wystąpienie konferencyjne jest możliwe po jego akceptacji przez komitet naukowy; Wytyczne dotyczące streszczenia zawiera załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu
4. W ramach konferencji uczestnik ma prawo przekazać swoją pracę naukową w formie plakatu. Prace do zaprezentowania w sesji plakatowej należy przygotować i przekazać Organizatorom podczas rejestracji na Konferencję. Wytyczne dotyczące plakatu zawiera załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
5. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora oraz zgodnie z otrzymanymi informacjami na konto bankowe Organizatora.
6. Informacje o opłatach znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu oraz na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem http://konferencja.wlinoz.ujk.edu.pl (dodatkowe strony: www.ptkm.org.pl i www.onkol.kielce.pl/pl/nauka/konferencje).
7. Organizator wystawi fakturę VAT lub paragon fiskalny tytułem dokonanych wpłat.
8. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia i nieodpłatnego uczestnictwa w Konferencji wybranych przez siebie osób, w tym patronów, członków komitetu naukowego czy organizacyjnego.

§3. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej.
2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:
   1. gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 14. dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę;
   \
   2. gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w terminie krótszym niż w 14. dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

§4. Opłaty

1. Opłaty za uczestnictwo w Konferencji stanowią załącznik do niniejszego regulaminu.
2. Opłata rejestracyjna, o której mowa w punkcie 4.1. nie obejmuje kosztu noclegu (uczestnicy organizują i opłacają nocleg we własnym zakresie).
3. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.
4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

§5. Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji w formie pisemnej.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
4. Organizator oświadcza, iż dołoży wszelkich starań aby zachować odpowiednią jakość usług, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za usługi około konferencyjne, takie jak nocleg, parking itp.

§6. Postanowienia końcowe

1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji.
3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany kolejności oraz tematów wystąpień, w tym prezentacji wystąpień wynikających z umów sponsorskich.
4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
6. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji. Konferencja nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
8. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
9. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich umieszczenia na stronie internetowej http://konferencja.wlinoz.ujk.edu.pl/ptkm

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Opłaty za uczestnictwo w Konferencji
pn. Ewidencja świadczeń zdrowotnych podstawą bezpieczeństwa
prawno-finansowego placówki medycznej

Opłata rejestracyjna wynosi:

450,00 zł (550,00 zł - w dniu Konferencji) - uczestnicy
200,00 zł - członkowie Polskiego Towarzystwa Koderów Medycznych
40,00 zł - studenci Wydziału Lekarskiego i Nauk o Zdrowiu Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach(opłata nie obejmuje udziału w kolacji oraz materiałów konferencyjnych)

Opłatę konferencyjną prosimy wpłacać w ciągu 7 dniu od otrzymania potwierdzenia o rejestracji na konto:

Świętokrzyskie Centrum Onkologii
ul. Artwińskiego 3; 25-734 Kielce
NIP: 959-129-49-07
Bank PEKAO S.A., nr: 92 1240 4416 1111 0000 4956 8086
z dopiskiem: Konferencja 2017

Powyższa opłata rejestracyjna nie obejmuje kosztu noclegu (uczestnicy organizują i opłacają nocleg we własnym zakresie).

Załącznik nr 2 do Regulaminu

Wytyczne dla streszczenia
do wystąpienia ustnego

Struktura streszczenia

Streszczenie powinno składać się z następujących części:

1. Tytuł wystąpienia, nazwisko i imię Autora(ów), afiliacje
2. Słowa kluczowe
3. Wstęp
4. Cel pracy
5. Wyniki badań
6. Wnioski

Sugestie

Całe streszczenie powinno być pisane i zapisane w formacie MS Word „.doc”. Powinno zawierać nie więcej niż 2 000 znaków (ze spacjami) i mieścić się na 2-3 strony formatu A4. Tekst streszczenia wykonany jest z zastosowaniem czcionki: Times New Roman, rozmiar: 11 pkt., interlinia 1,5.

Streszczenie nie może zawierać elementów graficznych.
Pliki zawierające streszczenia należy nazwać w następujący sposób:
Imię_Nazwisko.doc

W przypadku prac indywidualnie zgłaszanych przez uczestników, niezastosowanie się do powyższych wytycznych może skutkować odrzuceniem streszczenia.

Wytyczne dla plakatu

Sesja plakatowa odbędzie się 18 maja 2017 r. w godzinach od 17.00 do 17.30 w miejscu konferencji, tj. Hotelu Grand w Kielcach, ul. H. Sienkiewicza 78. Prosimy o zawieszenie swoich plakatów w wyznaczonym miejscu w dniu 18 maja br. przed pierwszą sesją plenarną. Podczas trwania sesji plakatowej jego autor lub autorzy plakatu powinni przebywać w okolicy swojej prezentacji w celu objaśniania szczegółów pracy zainteresowanym uczestnikom konferencji.

Struktura plakatu

Plakat powinien składać się z następujących części:

1. Tytuł wystąpienia, nazwisko i imię Autora(ów), afiliacje
2. Słowa kluczowe
3. Wstęp
4. Cel pracy
5. Wyniki badań
6. Wnioski

Rozmiary plakatu nie powinny przekraczać: szerokość – 90 cm. wysokość – 120 cm., (orientacja pionowa)

Sugestie

Zalecamy napisanie tekstu czcionką o rozmiarze co najmniej 20 pkt., ponieważ zazwyczaj osoby oglądające plakat stoją w odległości 1 metra od niego. Prosimy pamiętać, że zbyt ozdobne czcionki utrudniają czytanie. Elementy graficzne są doskonałym sposobem na przedstawienie kolejności poszczególnych części plakatu. Umieszczenie na plakacie danych w formie obrazowej ułatwia jego odbiór zainteresowanym osobom. Wykresy i tabele są podstawową częścią plakatu o charakterze naukowym. Dobrze wyróżnione wnioski pozwolą skupić się uczestnikom sesji plakatowej się na głównych wynikach pracy. Powinny być sformułowane zwięźle i zachęcać do dyskusji.